Matriz de competências: entenda o que é e saiba como montar a sua
Em função das necessidades organizacionais, é importante ter um método para lidar com todas as questões relacionadas às competências, formação e desenvolvimento das pessoas e equipes. Uma matriz de competências bem elaborada traz benefícios em vários momentos, como no recrutamento de novos colaboradores, na elaboração do plano de treinamento e desenvolvimento e até para garantir o recrutamento interno, que possibilita a seleção dos colaboradores com as competências certas para participarem de determinados projetos e assumirem novas funções.
Com a matriz de competências em mãos, você consegue ter mais informações para tomadas de decisão, pois vai conseguir gerenciar as pessoas de uma forma mais individualizada, de modo a valorizar os conhecimentos e competências de cada um e direcionar o desenvolvimento de novas competências.
Gostou dos benefícios que a matriz de competências pode trazer? Neste post, iremos apresentar tudo que ela engloba e mostrar como montar a sua.
O que é matriz de competências?
A matriz de competências é a ferramenta que ajuda a criar um mapa, cruzando as competências que são necessárias para a organização com as competências que as pessoas que fazem parte da equipe possuem.
Estruturar a lista de competências por função, perfil, papel ou processo é uma boa prática, pois vai facilitar o mapeamento dos GAPs de competências em uma determinada função ou determinado ponto do processo.
Por que utilizar a matriz de competências?
Além da visão mais clara das competências que precisam ser trabalhadas no plano de desenvolvimento e treinamento da organização, com a matriz de competências, o gestor de RH consegue avaliar quais os pontos que cada colaborador precisa desenvolver para evoluir sua carreira.
Assim, os gestores podem trabalhar em planos de desenvolvimento individuais (PDI) e direcionar as necessidades de cada uma das pessoas do seu time.
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Como você pode perceber, a matriz de competências é uma ferramenta que ajuda a identificar quais são os conhecimentos que precisam ser desenvolvidos ou buscados no mercado, traz transparência às fragilidades de cada área, decorridas da falta de desenvolvimento por parte das equipes.
Isso vai ajudar nas decisões de investimento, na estruturação e composição de cada time, no desenvolvimento das equipes e na otimização do conhecimento, ou seja, a colocar as pessoas certas nas posições certas.
Além disso, contar com uma matriz de competências também pode ajudar em decisões estratégicas e trazer flexibilidade e agilidade para lidar com mudanças.
Objetivos da matriz de competências
Essa ferramenta é uma grande facilitadora em diversas situações dentro dos negócios. Vamos te mostrar algumas situações nas quais a matriz de competências pode ser usada:
Balanceamento dos conhecimentos e competências
Com a matriz de competências, é possível identificar o volume de pessoas que têm determinado conhecimento e quais funções elas estão desempenhando, para promover movimentações e colocar os colaboradores em áreas onde geram melhores resultados.
Isso facilita o job rotation e evita a contratação de um novo colaborador com um conhecimento que já existe dentro da organização. Além de, é claro, ajudar a trazer algum perfil que tenha um conhecimento necessário na empresa.
Apoio no processo seletivo
Achar a pessoa certa para uma determinada função é um desafio para as empresas, seja na busca de um novo profissional ou remanejamento de algum colaborador que já faz parte da equipe. São muitos fatores que envolvem esse processo e, se não tivermos uma visão clara de quais competências são necessárias para a função, podemos tomar decisões equivocadas.
Considerando esse cenário, podemos afirmar que a matriz de competências é uma ferramenta que auxilia nos processos de recrutamento.
Ter um mapa com as competências necessárias para cada função facilita muito os novos recrutamentos, porque garante mais objetividade na contratação, segurança de que você realmente está considerando as competências mais relevantes e fazendo escolhas pelos candidatos de forma consciente, sabendo o que vai precisar desenvolver em cada novo colaborador.
Montar o plano de desenvolvimento e treinamento
Com a lista de gaps de competências evidenciados na matriz de competências, você conseguirá identificar quais competências precisam ser desenvolvidas para toda a organização e, com essas informações, você poderá otimizar o uso de recursos para capacitação das equipes.
Também é possível identificar pessoas que podem apoiar no desenvolvimento de uma nova competência na organização. Afinal, a matriz evidencia quando alguém tem domínio de determinado tema e pode compartilhar seu conhecimento, criando um ambiente propício para colaboração e mentoria.
Leia também: O que é Gestão do Conhecimento e como implantar na sua empresa.
Além do plano de treinamento e desenvolvimento, a lista de gaps vai ajudar na elaboração de um PDI mais direcionado aos gaps de competências e na destinação de recursos para as necessidades mais urgentes.
Avaliação de desempenho
A avaliação de desempenho e a matriz de competências são ferramentas que, usadas em conjunto, vão melhorar muito a gestão das pessoas. Afinal, o uso das ferramentas facilitará a avaliação de quais competências podem estar influenciando o desempenho e os resultados de cada colaborador.
Não esqueça de manter a matriz de competências atualizada, conforme seus colaboradores vão se desenvolvendo. Você pode criar mecanismos para facilitar isso, desde delegar aos colaboradores a atualização das suas matrizes até a criação de planos de incentivo de redução de gaps de competências. Avalie o que é mais aderente ao momento de sua área ou organização.
Agora que você entendeu os principais benefícios em ter uma matriz de competências, vamos explicar como preparar a sua. Os primeiros passos podem parecer difíceis e trabalhosos, mas vale a pena começar.
Como montar sua matriz de competências?
Comece definindo quais são as competências esperadas em sua organização. Comumente, as empresas já têm essas informações nas descrições de cargos. Nessa lista, é importante que você considere os hard e soft skills, ou seja, competências técnicas e competências comportamentais que são relevantes para a sua organização.
Ainda com a lista de competências, indique como cada competência será desenvolvida, seja por meio de treinamento, workshop, seminário, mentoria etc. Isso será bem importante quando você for elaborar o plano de desenvolvimento e treinamento.
Depois de relacionar as competências, você deve estruturar quais competências são esperadas para cada um dos papéis ou funções. É comum que as empresas estabeleçam níveis dentro de cada uma das funções. Por exemplo: vendedor trainee, vendedor pleno e vendedor sênior.
Quando estiver definido as competências para cada papel, você pode estabelecer o nível de conhecimento que espera para cada competência.
Por exemplo: um vendedor trainee precisa ter um nível básico de comunicação, já um vendedor sênior precisa ser um expert em comunicação, ou até para simplificar você pode apenas indicar o que é requerido e o que é desejável. O nível de detalhe vai depender da precisão que você deseja ter na qualificação do time. Mas, lembre-se, essa qualificação já é um upgrade na matriz de responsabilidade.
Concluída a construção do mapa com as competências requeridas para cada um dos papéis da organização. Agora vamos começar a 2ª etapa, quando vamos identificar quais dessas competências cada colaborador tem e em qual nível.
Uma dica: descreva o que é considerado em cada um dos níveis.
Por exemplo: nível básico — tem conhecimento, mas requer apoio para prática pois não tem vivência prática. Essa definição serve para termos uma calibragem no mapeamento do nível de cada colaborador,
Pronto! Agora você consegue ter uma visão dos gaps de competências tanto da empresa, quanto de cada colaborador. Esses gaps serão a base para você planejar o desenvolvimento e treinamento das equipes, ou para contratar novos colaboradores que já possuem alguns dos conhecimentos que não estão cobertos pela equipe atual.
Leia também: Nine Box: entenda como usar para avaliar a performance dos colaboradores.
Como coletar informações para a matriz de competências?
Como falamos anteriormente, pode parecer difícil e trabalhoso organizar todas essas informações. Então vamos te dar algumas dicas que podem te ajudar:
Informações para os cargos
A coleta das informações que dizem respeito aos cargos, funções e preferências da empresa pode ser feita em diversas fontes, dependendo da cultura da sua organização. Como já falamos anteriormente, a definição de cargo e função é bem comum na maioria das empresas. Verifique junto ao RH como estão essas informações. Você pode estruturar conforme o exemplo abaixo:
Caso sua empresa tenha processos mapeados e com algum nível de documentação, essa certamente é outra fonte para mapeamento de competências necessárias para execução das atividades.
Informações dos colaboradores
Para coletar as informações dos colaboradores, como muitas vezes estão atualizadas, você pode buscar as informações no RH. Outra alternativa é fazer uma pesquisa para que cada colaborador responda quais são as suas competências atualizadas e o nível de conhecimento em cada uma.
Veja um exemplo de como você pode organizar essas informações.
Você pode aproveitar esse momento de levantamento das informações dos colaboradores para montar o PDI e fazer sessões de feedback.
Depois de conhecer essas dicas, fica mais fácil iniciar sua matriz de competências, né? Com as informações coletadas em mãos, basta colocar tudo na sua matriz.
Você está pronto para usar a matriz de competências nas melhores decisões. Mas, já pensou no que fazer com os resultados? Quando sabemos quais as habilidades que faltam para o crescimento da empresa, podemos tomar as decisões mais adequadas!
Por exemplo, você pode contratar novos profissionais que possuam essas competências ou desenvolver novas competências nos colaboradores que já fazem parte da organização. Para continuar aprendendo sobre isso, acesse nosso eBook gratuito sobre Gestão por Competências!
Consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC, possui os títulos de PMP (Project Management Professional) pelo PMI e CBPP pela ABPMP. Com mais de 25 anos de experiência em gestão de projetos, é uma grande entusiasta da tecnologia e acredita na inovação como facilitadora dos processos de desenvolvimento de pessoas.
