Monte seu cronograma de treinamento em apenas 5 passos

Não é segredo para ninguém que treinar e desenvolver colaboradores é um investimento extremamente benéfico para a organização. Além de melhorar o clima organizacional, essa prática tem o poder de minimizar o retrabalho, aumentar o desempenho dos colaboradores e até mesmo retê-los por mais tempo na empresa. Mas treinar colaboradores, mesmo que em curto prazo, requer uma certa organização por parte da empresa. Por isso, preparamos este post com 5 passos para te ensinar como montar um cronograma de treinamento de forma simples e prática.

Vamos começar?

Como fazer um cronograma de treinamento certeiro em 5 passos

1) Defina o objetivo do treinamento e o tema que será trabalhado

Antes de tudo, assim que você ou o gestor de área identificarem a necessidade de um treinamento, é preciso determinar qual será o objetivo e o tema do treinamento.

Por exemplo, se o gestor comercial percebeu que as metas do período não estão sendo cumpridas, pode treinar os vendedores para que conheçam novas técnicas de vendas para melhorar sua abordagem. Nesse caso, o objetivo do treinamento é capacitar os colaboradores para fecharem mais vendas, e o tema é técnicas de venda.

Ter esses dois aspectos em mente é de grande ajuda para nortear a construção do cronograma de treinamento. Além do mais, como você conseguirá dizer se o treinamento foi efetivo se não souber qual é o objetivo dele?

Para garantir que este processo seja eficaz e o seu time de colaboradores tenha uma boa experiência, é preciso focar no planejamento da sua estratégia. Pensando nisso desenvolvemos o Canva de Planejamento de Treinamento que vai te ajudar a dar direcionamento e otimizar o seu tempo para planejar o treinamento da sua equipe. Clique no banner abaixo para acessar o material.

2) Quebre as etapas do treinamento em atividades

Uma dica para ajudar a tornar o cronograma de treinamento mais preciso é quebrar o trabalho todo em etapas menores. Assim, depois você poderá ser mais assertivo ao estimar o tempo de duração do treinamento.

Veja um exemplo da divisão de atividades para você entender melhor do que estamos falando:

Treinamento online sobre <tema X>

1. Produzir conteúdo

a. Pesquisar sobre o conteúdo
b. Redigir roteiro da videoaula
c. Revisar roteiro da videoaula
d. Gravar videoaula
e. Editar videoaula

2. Disponibilizar conteúdo na plataforma

a. Fazer o upload da videoaula na plataforma
b. Criar avaliação de compreensão
c. Matricular os colaboradores no curso

3. Treinar os colaboradores

a. Comunicar e incentivar os colaboradores a realizarem o treinamento
b. Gerenciar participação dos colaboradores no treinamento

Nessa divisão simples, descrevemos como seriam as atividades que compõem o cronograma de treinamento em uma plataforma online feito por um especialista de dentro da organização.

Recuperando aquele treinamento para vendedores que mencionamos há pouco, poderíamos pensar na participação do próprio gestor comercial como instrutor do treinamento. Assim, o conhecimento que já está na empresa é aproveitado e economiza-se dinheiro com palestrantes ou cursos externos. Essa prática é muito comum nas empresas que utilizam uma universidade corporativa, como a McDonald’s e a Petrobras, por exemplo.

3) Estime a duração das atividades

Agora que você tem noção de tudo que precisa ser feito para treinar os colaboradores, falta estimar o tempo que o treinamento vai durar, para então poder montar o cronograma de treinamento.

Pense em quantos dias ou horas serão necessários para cada atividade, se há uma ordem que elas precisam seguir e se elas podem ser feitas ao mesmo tempo que outras. Nesse passo, é importante também que você considere a disponibilidade dos responsáveis pela execução das atividades.

Por exemplo, se a edição da videoaula demandar um dia inteiro de trabalho (8 horas), talvez seja necessário quebra-la em dois dias (tomando 4 horas de cada um). Assim, é possível liberar algumas horas para que o responsável possa executar as outras atividades que precisa sem ultrapassar os prazos.

4) Formalize o seu cronograma

Quando for passar o cronograma de treinamento “à limpo”, isto é, organizar as informações que você já coletou para efetivamente construí-lo, você precisará escolher o modo de organização. Em outras palavras, escolher o formato do cronograma. As principais formas de cronograma são:

Lista de tarefas

Listas são métodos muito simples e fáceis de gerenciar tarefas, pois possibilitam a visualização de vários detalhes importantes sobre cada atividade. No exemplo abaixo, podemos ver o responsável por cada etapa do treinamento, seu status, quantos % estão concluídos, a data de início e de término e a duração.

Esses detalhes são essenciais para que você possa gerenciar o treinamento e evitar atrasos.

Calendário

Para quem prefere se organizar de uma forma mais palpável, os calendários são a melhor opção. Tendo uma visão mensal, é possível representar de maneira mais explícita quando cada atividade deve ser feita, além de facilitar a organização caso haja feriados e finais de semana entre as etapas do treinamento. Assim, os prazos tornam-se mais realistas.

Para utilizar este método, basta imprimir um calendário do mês que o treinamento irá acontecer e sinalizar quando as tarefas devem ser executadas – você pode usar até cores diferentes para organizá-las por responsável, por exemplo. Se preferir, você pode utilizar calendários online e criar eventos para representar as atividades ao longo do tempo.

Gráfico de Gantt

Provavelmente você já teve contato com vários gráficos de Gantt, já que esse é o método mais famoso para se organizar cronogramas. Mesclando algumas características da lista de tarefas e do calendário, o gráfico de Gantt demonstra de uma forma simples e visual quando as atividades começam e terminam e a dependência entre elas.

Observe:

O código de cores indica as tarefas que já foram concluídas, as que estão em andamento e as que ainda não começaram. Já o tamanho das barrinhas mostra de forma visual qual é o prazo da atividade e quanto tempo há para que ela seja desenvolvida.

Para obter um gráfico como este, você pode utilizar um quadro com post-its e fazê-lo manualmente, ou então procurar por ferramentas digitais, como o Excel ou o Artia. Independentemente do método, certifique-se de que o cronograma de treinamento esteja acessível para todos os interessados.

5) Valide o cronograma com os envolvidos

Por fim, o último passo para concluir o cronograma de treinamento é validá-lo com os envolvidos no treinamento. Confirme a disponibilidade de datas e horas de cada responsável e certifique-se de que todos têm ciência dos prazos que serão cobrados. Se tiver algum choque de agenda, ajuste o cronograma conforme as possibilidades de cada um. Assim, todos começam na mesma página e você evita falhas de comunicação dentro do treinamento.

Outro ponto importante é que obter a participação e o engajamento dos colaboradores que serão treinados depende muito de como eles são chamados para participar dessas práticas. Por isso, envolvê-los já no planejamento do cronograma é tão importante.

Então, resumindo as dicas: defina o objetivo e as metas do treinamento, defina todas as atividades que serão desenvolvidas, estime o tempo para cada uma, passe as informações para o cronograma e aprove-o com os envolvidos. Pronto para colocar tudo em prática e fazer o seu próprio cronograma de treinamento? Boa sorte!

Agora que você já entendeu como montar um cronograma, que tal calcular os custos do seu treinamento? Temos um material completo para calcular o orçamento de treinamento. Clique no banner abaixo para acessar!

Kátia Regina Fernandes

Bacharel em Administração de Empresas e Especialista em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria pela FGV. Atua há mais de 8 anos nas áreas de Finanças, Marketing, RH e em projetos envolvendo Estratégia, Projetos e Processos. Possui o título de CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP.