Nine Box: entenda como usar para avaliar a performance dos colaboradores

Você sabia que nem todo profissional que apresenta bom desempenho deve ser promovido para um cargo mais alto? E nem todos aqueles que tiveram baixo desempenho são profissionais ruins? É por isso que criar planos de ação e de desenvolvimento de colaboradores não é assim tão simples! E entre as diversas ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar, a Nine Box é uma das mais conhecidas.

Essa ferramenta é capaz de organizar ações a serem tomadas em relação a cada colaborador, conforme o potencial e desempenho dele, de forma visual. Nesse texto, vamos explicar como usar a Matriz Nine Box de forma assertiva para melhorar a gestão de pessoas. Vamos começar?

O que é Nine Box? 

Nine box, 9 box ou ainda Matriz Nine Box é uma ferramenta utilizada para avaliar a performance dos colaboradores de uma empresa. Através dela, é possível organizar os profissionais em grupos e aplicar ações específicas para melhorar o desempenho de cada um deles.

Como o próprio nome sugere, a Matriz Nine Box separa os colaboradores em 9 quadrantes, de acordo com a relação entre dois critérios: potencial e desempenho. Assim:

Em potencial, consideramos as competências do colaborador. Elas indicam até onde vai a capacidade dele de aprender mais e desempenhar um bom trabalho.

Se quiser saber mais sobre gestão por competências, acesse nosso e-book sobre o assunto.

Já em desempenho, consideramos o cumprimento dos objetivos no cenário atual, ou seja, se o colaborador está entregando um bom trabalho. De acordo com o quadrante que o colaborador é colocado, diferentes ações podem ser tomadas.

Vamos explicar cada um deles a seguir:

Os 9 quadrantes da Matriz Nine Box 

Quadrante 1 – Alto potencial e baixo desempenho 

Profissionais nesse quadrante possuem muito potencial, mas por algum motivo não estão apresentando bom desempenho. Ou seja, são um enigma, e a empresa não pode abrir mão de alguém com tanto potencial. Por isso, é preciso descobrir a causa da baixa performance.

Isso pode acontecer quando o colaborador está desmotivado, seja por causa de um clima organizacional ruim, falta de fit com a cultura da empresa, metas inadequadas ou falta de atenção dos gestores aos aspectos motivacionais da equipe. Às vezes, até problemas pessoais podem causar a baixo desempenho.

Quadrante 2 – Alto potencial e médio desempenho  

Esses profissionais estão se saindo muito bem, e há oportunidades para que eles se desenvolvam ainda mais. É importante que a empresa se esforce em reter esses profissionais e continue investindo em ações para motivá-los a entregar um trabalho cada vez melhor.

Quadrante 3 – Alto potencial e alto desempenho 

Aqui estão os maiores talentos da empresa. É importante investir nesses profissionais, oferecendo oportunidades de crescimento para que eles ocupem posições mais importantes na empresa. Isso porque eles podem ficar desmotivados se não forem desafiados o suficiente.

Quadrante 4 – Médio potencial e baixo desempenho 

Esse colaborador é um fator de risco, porque o resultado entregue é geralmente insatisfatório. É preciso descobrir qual é o motivo para o baixo desempenho e verificar se o cargo que ele ocupa é o mais adequado. Entretanto, isso nem sempre vai funcionar, e a saída pode ser o desligamento do profissional.

Quadrante 5 – Médio potencial e médio desempenho 

Esses profissionais possuem potencial satisfatório e desempenho também satisfatório. Em geral, as empresas possuem várias opções de cargos para esse perfil. Não são os maiores talentos da empresa, mas são bons colaboradores.

Quadrante 6 – Médio potencial e alto desempenho 

Nesse quadrante, estão profissionais que são valiosos para a empresa, pois entregam um trabalho de alta qualidade. Eles são elegíveis para funções mais exigentes, e podem ser considerados “futuras estrelas”, se bem desenvolvidos para tal.

Quadrante 7 – Baixo potencial e baixo desempenho 

Aqui estão as contratações ruins. É possível que uma troca de cargo, por exemplo, possa gerar resultados. Reuniões de 1:1 podem te ajudar a entender melhor a causa da baixa performance.

Entretanto, é muito provável que você tenha que recorrer ao desligamento. Além disso, lembre-se de analisar o processo de recrutamento e seleção da sua empresa para garantir que não sejam mais feitas contratações equivocadas como essa.

Quadrante 8 – Baixo potencial e médio desempenho 

Esses colaboradores são um desafio para os líderes, pois fazem um trabalho apenas bom o suficiente para ficar na empresa, mas não possuem potencial de melhoria para serem desenvolvidos.

Ou seja, não se destacam em nenhuma função. Você pode e deve entender o motivo da performance limitada, para saber se é possível melhorá-la. Porém, pode ser que insistir nesses profissionais não valha a pena.

Quadrante 9 – Baixo potencial e alto desempenho 

Chamamos esses profissionais de “comprometidos”. Eles não possuem muito potencial para crescer, mas são muito dedicados e desempenham um bom trabalho na função que ocupam hoje. É interessante mantê-los motivados e recompensá-los, mas sem promovê-los para cargos muito elevados, que podem estar além do potencial que apresentam.

Mas afinal, quem decide em qual quadrante vai cada colaborador? O gestor? É o que vamos ver no tópico a seguir:

Como saber em qual quadrante colocar cada colaborador Nine Box? 

Agora, um ponto importante: você não pode decidir por conta própria, de acordo com as suas percepções pessoais, o nível de desempenho e potencial de cada colaborador!

O ideal é utilizar uma metodologia padrão para todos eles, para que a criação da nine box seja mais justa e assertiva. Além disso, toda a avaliação deve ser feita com base em indicadores, ou seja, dados mensuráveis e que comprovem a performance do colaborador.

Existem várias metodologias de avaliação de desempenho que podem te ajudar nesse sentido. Vamos conhecer as principais?

Autoavaliação 

A autoavaliação é um recurso interessante para equipes maduras e engajadas nos resultados. Nesse formato, o colaborador faz um diagnóstico sobre os próprios pontos fortes e fracos e depois os discute com o gestor, para que juntos possam encontrar formas de melhorar a performance.

Esse formato de avaliação é muito saudável, pois ajuda a promover reflexão sobre o próprio trabalho.

Avaliação 180º 

A avaliação 180º é o modelo mais tradicional de avaliação, feita pelo gestor da equipe. O líder acompanha o trabalho do colaborador diariamente, e pode utilizar uma série de critérios de análise para fazer a avaliação.

Entretanto, é fundamental ter imparcialidade, para deixar os critérios de exigência uniformes. Utilizar dados mensuráveis (KPIs) e criar comitês de análise, para submeter os dados a outros profissionais de diferentes níveis hierárquicos e ao RH, ajuda a manter a avaliação mais justa.

Avaliação 360º 

Nesse formato, o profissional é avaliado por si mesmo, por seus superiores e por seus pares/colegas. Essa análise é mais complexa e considera uma série de perspectivas. É preciso maturidade e anonimato dos envolvidos, para obter feedbacks verdadeiros e imparciais.

Avaliação por competências 

Aqui, você precisa mapear quais são as competências necessárias para desempenhar cada cargo e, em seguida, analisar se o colaborador possui as habilidades necessárias para o cargo que ocupa. Você deve considerar tanto as habilidades técnicas (hard skills), quanto comportamentais (soft skills).

Avaliação por objetivos 

A avaliação por objetivos tem um caráter mais “participativo”, digamos assim, pois o colaborador faz um estudo sobre o próprio desempenho e é responsável por apresentar planos de ação para melhorar os pontos negativos.

Ou seja, cabe aos próprios profissionais estabelecer o plano e um cronograma de ações. Assim, eles poderão demonstrar o que mudarão para atingir os objetivos estabelecidos e as metas.

Avaliação dos subordinados 

Os líderes da empresa também precisam ser avaliados! Nesse caso, quem faz a avaliação são os próprios subordinados, que poderão compartilhar suas percepções sobre a eficácia da atuação do líder. Além disso, os gestores acima do líder também podem avaliá-lo, para criar um panorama mais completo.

Outra dica é utilizar reuniões de 1:1 para fazer feedbacks mútuos: o líder dá um feedback para o subordinado, e o subordinado dá um feedback para o líder. Isso abre um espaço de comunicação aberta e confiança mútua, o que é muito saudável para as equipes. Entretanto, é preciso que ambas as partes tenham maturidade para dar e receber feedback sem conflitos.

Escala gráfica 

A escala gráfica é uma tabela que avalia cada competência dos colaboradores. Dê uma olhada nesse exemplo para entender melhor:

Essa tabela não permite um aprofundamento muito grande em cada competência, porém, é um bom ponto de partida para começar a Matriz Nine Box.

Mas afinal, como a elaboração da matriz ajuda uma empresa? Vamos conferir?

Benefícios de usar a matriz nine box 

1) Ajuda na retenção de talentos 

Uma vez que o colaborador está posicionado na Matriz Nine Box, você pode desenvolver planos de ação para garantir a motivação e a performance dele. Isso ajuda a reter talentos, já que as ações aplicadas são específicas para garantir que o colaborador siga motivado e dando o seu melhor.

2) Ajuda a criar planos de carreira 

Quais colaboradores precisam ser promovidos? Quais devem ficar mais tempo no cargo atual? Quais devem ser treinados e desenvolvidos para ocuparem novas posições? Essas são perguntas que a Matriz Nine Box é capaz de responder. A partir desse diagnóstico, você pode criar planos de carreira que funcionam e garantem o sucesso do profissional na sua empresa!

3) Aperfeiçoa a tomada de decisão 

A Matriz Nine Box também apoia na tomada de decisões mais assertivas. Seja para descobrir que está na hora de promover alguém, ou realizar um desligamento, os dados contidos na Matriz vão te ajudar a aperfeiçoar as decisões estratégicas.

Como montar a Matriz Nine Box? 

Dito tudo isso, você já pode começar a elaborar a sua Nine Box. Para montar a matriz, basta definir parâmetros e métodos de avaliação (como os que explicamos acima) e posicionar os colaboradores nos quadrantes adequados, de acordo com os níveis de potencial e desempenho.

Entretanto, alguns detalhes precisam ser levados em conta para não errar ou ser injusto na hora de montar a Matriz. Por isso, separamos algumas dicas:

• Utilize sempre dados confiáveis e mensuráveis para apoiar o posicionamento do colaborador em determinado quadrante. Lembre-se: opiniões pessoais por si só podem não condizer com a realidade!
• Utilize diversas fontes de informação e, se for o caso, conte com a ajuda de mais profissionais para montar a matriz;
• A elaboração da matriz é uma rotina, pois ela precisa ser atualizada periodicamente;
• Antes de tomar qualquer decisão, reúna-se com o colaborador para entender melhor suas motivações, desejos e empecilhos para a realização do trabalho.

Seguindo essas dicas, é provável que a utilização da Nine Box na sua empresa seja um sucesso! Para complementar, fizemos um webinar exclusivo sobre Gaps de Competências, no qual ensinamos como preencher as lacunas para sua empresa atingir o sucesso.

No webinar, demos algumas dicas que usamos aqui no Twygo para otimizar a performance dos colaboradores. Está imperdível! Clique no banner abaixo para assistir:

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