Onboarding digital: o que é e como fazer

O onboarding é uma etapa essencial para a adaptação do colaborador a nova empresa e rotina de trabalho.

E em um contexto de muitas empresas estarem optando pela integração remota, é preciso ter uma atenção especial para garantir que a distância não seja uma inimiga e sim uma aliada na adaptação dos novos profissionais.

Por isso, é essencial saber realizar um bom onboarding digital. Neste post, você pode conferir todo o passo a passo para fazer uma integração remota de qualidade.

Além das dicas, ao final do texto você pode acessar um kit com 3 materiais essenciais para estruturar seu onboarding. Acompanhe!

O que é onboarding digital?

O onboarding digital é o processo de recepcionar, integrar e capacitar um novo colaborador na empresa de forma remota, utilizando recursos que permitam realizar tudo isso com eficiência.

Nesse tipo de onboarding é preciso utilizar ferramentas como plataformas de videochamada e de treinamento a distância, além de adaptar a integração para o ambiente online, utilizando praticidade e conforto para esse processo.

Por que fazer onboarding digital?

Atualmente o trabalho remoto e o home office têm ganhado força no mercado, o que exige de todas as áreas que se adaptem ao ambiente digital sem perder eficiência.

Na gestão de pessoas é a mesma coisa, é necessário conseguir realizar um onboarding a distância bem-estruturado e trazendo resultados iguais ou até melhores do que a integração presencial.

Além disso, o onboarding digital traz muitas vantagens, como:

Não precisar repetir a integração

No onboarding presencial, os líderes precisam repetir os treinamentos de processos e apresentação da área para o recém-chegado. Já no digital, é possível gravar esses treinamentos e disponibilizá-los online para a pessoa assistir.

Assim, o gestor ganha mais tempo para tirar dúvidas e acompanhar a adaptação do profissional.

Trazer mais comodidade para o colaborador

No onboarding totalmente presencial, é necessário que os novos colaboradores se desloquem até o escritório e que exista uma estrutura para recebê-los.

Já o modelo digital, apesar de poder ser mesclado com uma visita presencial, oferece mais conforto porque os profissionais de gestão de pessoas e os novos contratados podem se reunir online.

Facilitar o acompanhamento do desempenho

Com as ferramentas do ambiente online, fica mais fácil avaliar o quanto o colaborador está aproveitando do onboarding.

Por meio de indicadores de aproveitamento, avaliações de aprendizado e taxa de adesão, por exemplo, você consegue perceber se ele está engajado com o treinamento de integração e o quanto ele absorveu de conhecimento

Como fazer onboarding digital na sua empresa?

Pré-onboarding

Apesar de pensarmos que a integração do colaborador começa só no primeiro dia de trabalho, a verdade é que você deve ir acolhendo e recepcionando esse profissional desde o momento da contratação e nas trocas de e-mail que antecedem o primeiro dia oficial.

O que essa etapa deve ter:

- - Envio de welcome kit e mensagem de boas-vindas para acolher o colaborador;
  - Envio dos equipamentos necessários para trabalho como notebook, mouse, fone etc;
  - Aviso aos demais colaboradores sobre a chegada do novo profissional;
  - Seleção de um colaborador para acompanhar o novo profissional durante os primeiros dias, atuando como mentor;
  - Solicitação de acesso a todas as ferramentas, pastas e materiais que o colaborador vai precisar;
  - Troca de e-mails com instruções sobre a empresa e o primeiro dia de trabalho;
  - Envio de materiais de introdução a organização como culture code e vídeos institucionais.

E além disso, não há nada como uma boa primeira impressão, não é mesmo? E pensando nisso, temos um vídeo com algumas ideias de como montar um kit de boas vindas:

Durante o primeiro dia

Como tudo é online, o primeiro dia do colaborador vai ser ele da casa ou escritório dele, sendo apresentado virtualmente à empresa pelo RH. Nesse sentido, é preciso ter atenção com a conexão de internet e estar sempre perguntando se ele não tem dúvidas.

Essa etapa precisa conter:

- - Reunião de boas-vindas;
  - Apresentação da estrutura da empresa: se houver escritório físico, fazer um tour apresentando todos os ambientes, se não, apresentar a estrutura virtual;
  - Apresentação da cultura da empresa, missão e valores;
  - Apresentação dos líderes, sócios, colaboradores notáveis, time do colaborador e seu mentor;
  - Instrução sobre como se utiliza o ambiente virtual da empresa, como encontrar materiais e demais informações necessárias;
  - Explicação sobre os produtos e serviços oferecidos pela empresa;
  - Explicação sobre a rotina da empresa, reuniões e cerimônias periódicas como feedbacks e avaliações de desempenho.

Nas primeiras semanas

Essa etapa geralmente fica a cargo dos líderes e gestores imediatos do novo colaborador, precisando ser acompanhada e apoiada pela gestão de pessoas. Aqui é quando o profissional irá passar por um treinamento inicial para aprender a desempenhar suas funções ao estilo da organização.

Isso pode ser feito através do mentor ensinando os processos em uma videochamada, mas é muito mais prático disponibilizar videoaulas e materiais de apoio prontos, pois organiza o treinamento e poupa tempo dos gestores.

Isso pode ser feito se a empresa tiver uma cultura de gravar as reuniões e repasses importantes que são feitos no dia a dia, além de preparar materiais específicos para a integração.

Esse registro dos conteúdos facilita o onboarding, porque os líderes podem apenas disponibilizar esses vídeos em uma plataforma EAD de treinamentos criando uma trilha de aprendizado.

Dessa forma, as integrações se tornam mais práticas e inteligentes.

Em resumo, as ações necessárias nessa etapa são:

Realização de treinamentos e instruções iniciais;
Execução das primeiras atividades;
Acompanhamento do desempenho do colaborador pelo líder ou mentor;
Reuniões de feedback entre líder e colaborador;
Avaliação do onboarding pelo colaborador através de NPS, feedbacks e pesquisas de satisfação.

Gostou do passo a passo? Nós também criamos o kit de integração do colaborador, que é um combo de materiais para te ajudar a organizar a aplicação do onboarding!

Nele, você vai ter acesso a uma checklist dos itens que não podem faltar, uma calculadora de custos da integração e uma videoaula com dicas para engajar as pessoas no onboarding! Clique no banner e baixe gratuitamente!

Andreia da Silva Justo

Consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC, possui os títulos de PMP (Project Management Professional) pelo PMI e CBPP pela ABPMP. Com mais de 25 anos de experiência em gestão de projetos, é uma grande entusiasta da tecnologia e acredita na inovação como facilitadora dos processos de desenvolvimento de pessoas.